Baza wiedzy - przepisy

Fiskalizacja kasy to czynność, bez której trudno wyobrazić sobie rozpoczęcie prowadzenia ewidencji za pomocą urządzenia rejestrującego. Dopiero wykonanie tej operacji pozwala przedsiębiorcy m.in. na wystawianie i wydawanie paragonów fiskalnych. Warto jednak pamiętać, że fiskalizacja urządzenia rejestrującego - w zależności od rodzaju kasy - będzie miała inny przebieg.

Podatnik, który wdraża w swojej firmie pierwszą kasę fiskalną, może skorzystać z ulgi wynoszącej do 90% wartości urządzenia, ale nie więcej niż 700 zł. Przedsiębiorca musi jednak wtedy spełnić wymogi określone w przepisach, m.in. w ustawie o VAT. Co więcej, ulga wynosząca maksymalnie 700 zł przysługuje także podatnikom, którzy zostali zobligowani do wcześniejszej instalacji kas fiskalnych online (wymiany urządzenia).

Korzystanie z kasy rejestrującej obliguje podatnika m.in. do starannego przechowywania kopii wystawianych paragonów. Urządzenia fiskalne, które są stosowane przez przedsiębiorców, zapewniają jednak różne sposoby archiwizowania takiej dokumentacji. O jakich obowiązkach trzeba wtedy pamiętać?

Wraz z zakupem kasy fiskalnej podatnik otrzymuje książkę serwisową. Jest ona swego rodzaju paszportem urządzenia rejestrującego, w którym zapisywane są wszystkie zdarzenia towarzyszące jego używaniu i serwisowaniu.

Nie każdy przedsiębiorca, który świadczy usługi lub sprzedaje towary na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych, jest automatycznie zobligowany do stosowania urządzenia fiskalnego. Szczegółowe zasady w tej kwestii definiuje Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Ustawa o VAT wymaga od podatników, którzy świadczą usługi lub sprzedają towary na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, prowadzenia ewidencji przy użyciu urządzeń fiskalnych. Szczegółowe przepisy w tej sprawie zawiera jednak odrębne Rozporządzenie Ministra Finansów - w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących

Jednym z obowiązków podatnika, powstałym z tytułu posiadania i użytkowania kasy fiskalnej, jest konieczność dokonywania przeglądów technicznych. Co ważne, wspomniana czynność może zostać przeprowadzona wyłącznie przez uprawniony do tego serwis. To jednak podatnik ponosi pełną odpowiedzialność za to, czy jego urządzenie fiskalne przeszło obowiązkowy przegląd techniczny we właściwym terminie.

Podatnicy, którzy rejestrują obrót i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu kasy fiskalnej, są zobligowani m.in. do wykonywania 2 rodzajów raportów: dobowego oraz miesięcznego. W zależności od rodzaju stosowanego urządzenia, takie zestawienia będą jednak miały inną formę - papierową lub elektroniczną.

Podatnicy będący w obowiązku do ewidencjonowania obrotu na kasie rejestrującej, mają możliwość skorzystania z tzw. ulgi na zakup urządzenia. Wiele firm ma jednak wątpliwości co do zasad, na jakich można skorzystać z odliczenia, głównie w przypadku zakupu kolejnych kas fiskalnych, a także okoliczności, w których powinno się dokonać zwrotu ulgi.

Podatnicy zobligowani do rejestrowania obrotu w kasie rejestrującej, mogą skorzystać z tzw. ulgi na zakup urządzenia. Niemało firm ma jednak obiekcje co do zasad, na jakich można skorzystać z odliczenia, przede wszystkim w przypadku kupna kolejnych kas fiskalnych, a także okoliczności, w których trzeba dokonać zwrotu ulgi.

W 2019 roku w Polsce pojawią się urządzenia fiskalne nowego typu - kasy i drukarki online. Wspomniane modele zyskają szereg dodatkowych funkcji, które będą związane zarówno z nowocześniejszą formą rejestrowania obrotu, jak i wydawaniem elektronicznych paragonów dla klientów. Co więcej, wszystkie kasy online zagwarantują współpracę z terminalami do kart płatniczych.

Zgodnie z ustawą o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy - Prawo o miarach, część podatników zostanie zobligowanych do wymiany dotychczasowych kas fiskalnych na urządzenia online. Nowe przepisy nie tylko wskażą konkretne grupy przedsiębiorców objęte wspomnianym obowiązkiem, ale także ostateczne terminy wdrożenia technologii nowego typu.

Kasy rejestrujące online będą pierwszymi urządzeniami w Polsce, które w przyszłości zagwarantują zgodne z przepisami wystawianie i wysyłanie e-paragonów fiskalnych. Cyfrowe dowody sprzedaży mają mieć takie samo znaczenie, co ich papierowe odpowiedniki. Jednakże, nie w każdym przypadku użytkownik kasy online będzie musiał zrealizować paragon także w formie elektronicznej.

Wprowadzenie w Polsce systemu online jest równoznaczne ze stopniowym wycofywaniem z użytku dotychczasowych urządzeń rejestrujących, czyli modeli z kopią papierową oraz elektroniczną. Do kiedy będzie można kupować i instalować wspomniane kasy fiskalne?

Rozpoczęcie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej wymaga od przedsiębiorcy przejścia przez tzw. procedurę instalacyjną. W praktyce polega to m.in. na zleceniu fiskalizacji urządzenia wdrażanego w firmie. A jak wspomniana procedura przebiega w przypadku instalowania kasy online?

Zakończenie używania kasy fiskalnej, bez względu na przyczyny wystąpienia takiej sytuacji, wymaga od podatnika dopełnienia ważnych formalności. Trzeba wtedy pamiętać m.in. o wyrejestrowaniu urządzenia z ewidencji prowadzonej przez właściwy Urząd Skarbowy. Ponadto, procedury związane z zakończeniem używania kasy fiskalnej będą się różniły w zależności od rodzaju stosowanej technologii sprzedaży.

Przedsiębiorcy wykorzystują kasy fiskalne m.in. w celu rejestrowania obrotu oraz uzyskania informacji na temat kwoty podatku należnego do zapłaty. W związku z tym, jedną z kluczowych kwestii, niezbędną do pracy przy zastosowaniu takiej technologii sprzedaży, jest prawidłowe zaprogramowanie stawek VAT na urządzeniu.

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących wymaga od podatnika zapoznania wszystkich osób w firmie, które są odpowiedzialne za obsługę klientów przy użyciu urządzeń fiskalnych, z informacjami o zasadach prowadzenia ewidencji. Na czym konkretnie polega ten obowiązek?

Umieszczenie NIP-u nabywcy w części fiskalnej paragonu to funkcjonalność, która obecnie jest już dostępna w większości modeli kas oraz drukarek rejestrujących. Kiedy takie rozwiązanie jest przydatne dla przedsiębiorcy? W jaki sposób nabywca może wykorzystać paragon fiskalny, który zawiera jego NIP?