Kiedy warto posiadać rezerwową kasę fiskalną?

---

Rezerwowa kasa fiskalna to urządzenie rejestrujące, z którego można skorzystać w sytuacji, gdy model stosowany na co dzień nie pozwala na zgodne z przepisami prowadzenie ewidencji, np. w wyniku usterki technicznej. Kiedy warto zdecydować się na zainstalowanie dodatkowej technologii sprzedaży w firmie?

Obowiązek rejestrowania obrotu i wystawiania paragonów

Przedsiębiorca zobligowany do stosowania kasy rejestrującej musi pamiętać m.in. o tym, aby każdą sprzedaż na rzecz osoby fizycznej potwierdzać wystawieniem i wydaniem paragonu fiskalnego. Co jednak w sytuacji, gdy urządzenie wykorzystywane w firmie nie zapewnia prawidłowego prowadzenia ewidencji, np. na skutek awarii? Zgodnie z przepisami, w takich okolicznościach przedsiębiorca może zastosować rezerwową kasę fiskalną - o ile została ona wcześniej zainstalowana w firmie. W innym wypadku podatnik będzie zmuszony do wstrzymania obsługi klientów indywidualnych - do czasu, aż jego urządzenie zostanie naprawione. Ewentualnie do momentu zakupu i zainstalowania nowej kasy fiskalnej.

Kiedy podjąć decyzję dotyczącą zakupu dodatkowego urządzenia fiskalnego?

Przedsiębiorca może tak naprawdę w dowolnym momencie zainstalować w swojej firmie dodatkowe urządzenie, które będzie służyło jako rezerwowa kasa fiskalna. Taka technologia sprzedaży pozwoli na skuteczne zabezpieczenie interesów firmy, np. przed ewentualnymi przestojami w obsłudze klientów. Najczęściej jednak przedsiębiorcy decydują się na wdrożenie rezerwowej kasy fiskalnej przy okazji instalowania podstawowego urządzenia. W takich okolicznościach mają bowiem szansę na odzyskanie części poniesionych kosztów.

Jeżeli przedsiębiorca instaluje w swojej firmie pierwszą kasę fiskalną, może skorzystać z ulgi wynoszącej do 90% wartości danego modelu (jednak nie więcej niż 700 zł). Co ważne, wspomniana refundacja obejmuje wówczas wszystkie pierwsze urządzenia rejestrujące. Innymi słowy, jeśli przedsiębiorca już na początku zainwestuje w 2 kasy fiskalne - podstawową i rezerwową - w obydwu przypadkach będzie mógł postarać się o ulgę. Warto też pamiętać o tym, że zgodnie z przepisami refundacja przysługuje wyłącznie przy instalacji urządzeń typu online (komunikujących się z CRK).

Czy liczba obsługiwanych klientów ma znaczenie?

Jednym z argumentów, który przemawia za wdrożeniem rezerwowej kasy fiskalnej, może być także liczba obsługiwanych klientów. Jeśli firma sporadycznie sprzedaje towary lub świadczy usługi na rzecz osób fizycznych, ewentualne przerwy w pracy, spowodowane np. awarią podstawowego urządzenia, mogą okazać się praktycznie nieodczuwalne. Co innego w przypadku działalności obsługującej każdego dnia bardzo wielu klientów. W takich okolicznościach brak rezerwowej kasy fiskalnej i konieczność wstrzymania sprzedaży mogą wiązać się ze znacznymi stratami finansowymi i wizerunkowymi.

Nie zawsze oczywiście liczba obsługiwanych klientów, którym trzeba wydawać paragony fiskalne, będzie jednoznacznym kryterium. Dużo zależy też od cen poszczególnych towarów i usług w danej firmie. Przykładowo: zainstalowanie rezerwowej kasy jest też zasadne w przypadku działalności, która sporadycznie rejestruje sprzedaż na urządzeniu fiskalnym, ale zawsze na wysokie kwoty. Wówczas bowiem brak możliwości zaewidencjonowania nawet jednej transakcji będzie bardzo odczuwalny dla firmy.

Instalacja i użytkowanie rezerwowej kasy fiskalnej

Rezerwowa kasa fiskalna, podobnie jak podstawowe urządzenie, musi zostać prawidłowo zainstalowana w firmie. Oznacza to m.in. konieczność zafiskalizowania dodatkowej technologii sprzedaży przez serwisanta z ważnymi uprawnieniami. Wynika to z faktu, że paragony fiskalne można wystawiać wyłącznie przy użyciu kasy, która została wcześniej uruchomiona w trybie fiskalnym. Pełna procedura instalacji urządzenia (podstawowego i rezerwowego) zależy zaś od rodzaju wybranego modelu - online lub z elektroniczną kopią paragonów.

Ponadto, zawsze należy pamiętać o tym, jakie obowiązki towarzyszą stosowaniu kasy rejestrującej. Jeżeli podatnik zacznie korzystać z urządzenia rezerwowego, będzie musiał wystawiać nie tylko paragony fiskalne, ale także raporty dobowe i miesięczne. Co więcej, nie można wówczas zapomnieć zarówno o przechowywaniu książki serwisowej kasy, jak i o zlecaniu przeglądów technicznych (nie rzadziej niż co 2 lata).

Dodatkowe obowiązki wynikają również z rodzaju stosowanego urządzenia rejestrującego. Przykładowo: przedsiębiorcy korzystający z modeli typu online muszą zapewnić m.in. dostęp do łącza internetowego i współpracę z Centralnym Repozytorium Kas (w celu transmisji danych do serwerów CRK).