Baza wiedzy

Fiskalizacja kasy online to czynność, bez której trudno wyobrazić sobie rozpoczęcie prowadzenia ewidencji za pomocą urządzenia rejestrującego. Dopiero wykonanie tej operacji pozwala przedsiębiorcy m.in. na wystawianie i wydawanie paragonów fiskalnych. Na czym konkretnie polega cała procedura i kto ją wykonuje?

Wybór odpowiedniego rodzaju urządzenia fiskalnego to ważna decyzja, która znajdzie później przełożenie np. na obsługę klientów i rejestrowanie sprzedaży. Do dyspozycji przedsiębiorców są m.in. kasy i drukarki rejestrujące, czyli technologie różniące się w szczególności sposobem działania. Czym kierować się przy podejmowaniu decyzji i jakie jeszcze rozwiązania można wdrożyć w firmie?

Ustawa o VAT wymaga od podatników, którzy świadczą usługi lub sprzedają towary na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, prowadzenia ewidencji przy użyciu urządzeń fiskalnych. Szczegółowe przepisy w tej sprawie zawiera jednak odrębne Rozporządzenie Ministra Finansów - w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Nie każdy przedsiębiorca, który świadczy usługi lub sprzedaje towary na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych, jest automatycznie zobligowany do stosowania urządzenia fiskalnego. Szczegółowe zasady w tej kwestii definiuje Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Podatnik, który wdraża w swojej firmie pierwszą kasę fiskalną, może skorzystać z ulgi wynoszącej do 90% wartości urządzenia, ale nie więcej niż 700 zł. Przedsiębiorca musi jednak wtedy spełnić wymogi określone w przepisach, m.in. w ustawie o VAT. Co więcej, ulga przysługuje zarówno w przypadku urządzeń „fizycznych” (kas, drukarek, kasoterminali), jak i kas mających postać oprogramowania.

Podatnik korzystający ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży z zastosowaniem kasy fiskalnej, z powodu wysokości obrotu, zobligowany jest do tego, by na bieżąco monitorować, czy nie przekroczył ustawowego limitu. Jeśli sytuacja taka będzie miała miejsce, osoba prowadząca firmę musi podjąć odpowiednie działania, których celem jest instalacja urządzenia rejestrującego.

Pisząc w największym uproszczeniu, wirtualne kasy fiskalne są technologiami sprzedaży, które mają formę oprogramowania. Warto jednak pamiętać przede wszystkim o tym, że ustawodawca dopuszcza ich stosowanie wyłącznie w odgórnie ustalonych branżach. Co więcej, w kontekście kas mających postać oprogramowania istotnym zagadnieniem jest m.in. urządzenie fizyczne, z poziomu którego będzie można wystawiać paragony fiskalne.

Wiele rozwiązań sprzedażowych dla firm składa się z kasy lub drukarki fiskalnej, terminala płatniczego i oprogramowania zainstalowanego np. na komputerze. Jednak system składający się z kilku odrębnych elementów to nie jedyna propozycja dla biznesu. Przedsiębiorca może również zdecydować się na kasoterminal, czyli technologię sprzedaży all-in-one.

Zapisy zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących dopuszczają stosowanie przez podatników urządzeń fiskalnych nabytych w ramach umowy najmu, dzierżawy lub innej, o podobnym charakterze. O jakich dodatkowych wymogach prawnych należy pamiętać w takich okolicznościach?

Rozwiązanie sprzedażowo-płatnicze, które składa się z kasy fiskalnej online i terminala do kart, to częsty wybór wielu przedsiębiorców. Warto jednak pamiętać, że nie tylko takie urządzenia zapewniają rejestrowanie obrotu i akceptowanie transakcji bezgotówkowych. Podatnik może też zdecydować się na wdrożenia kasoterminala, czyli rozwiązania all-in-one. Czym najlepiej kierować się przy wyborze odpowiedniej technologii sprzedażowo-płatniczej?

Istnieje wiele zagadnień, które determinują wdrożenie odpowiedniego urządzenia fiskalnego. Jedną z kluczowych kwestii jest zaś wybór pomiędzy technologią stacjonarną lub mobilną. W tym przypadku przy podejmowaniu decyzji należy, rzecz jasna, kierować się przede wszystkim profilem prowadzonej działalności. Czym jednak, poza większymi lub mniejszymi gabarytami, cechują się urządzenia fiskalne stacjonarne i mobilne?

Wybór terminala płatniczego, podobnie jak każdego innego urządzenia dla firmy, powinien być podyktowany potrzebami danej działalności gospodarczej. Dotyczy to zarówno sposobu działania - przewodowego lub bezprzewodowego - jak i różnych parametrów czy funkcji. Na szczęście w dzisiejszych czasach przedsiębiorca może z łatwością sięgnąć po odpowiedni terminal płatniczy.

Kioski samoobsługowe można obecnie spotkać w coraz większej liczbie placówek handlowych i handlowo-usługowych. Rozwiązania tego typu są z powodzeniem wykorzystywane m.in. w lokalach gastronomicznych, gdzie zapewniają automatyzację sprzedaży oraz odciążenie pracowników w godzinach największego ruchu. A z czego konkretnie składa się taka technologia all-in-one i jak można ją dopasować do potrzeb prowadzonej działalności?

Przedsiębiorca poszukujący systemu sprzedaży do swojej firmy, np. do sklepu lub restauracji, może obecnie liczyć na szeroki wybór rozwiązań. I co najważniejsze, w takiej sytuacji wdrożenie drukarki fiskalnej, komputera POS i odpowiedniego oprogramowania to nie jedyna propozycja dla biznesu. Ciekawą alternatywą jest kasa all-in-one, czyli urządzenie rejestrujące z ekranem dotykowym i aplikacją sprzedażową. Jak wspomniane rozwiązanie sprawdza się w codziennej pracy i na co zwrócić uwagę przy jego wyborze?

Każda kasa fiskalna, która została dopuszczona do sprzedaży i może być wdrożona w firmie podatnika, musi spełniać szereg wymogów technicznych. Wspomniane kryteria dotyczą m.in. konstrukcji urządzenia, poprawności działania jego oprogramowania, prawidłowego ewidencjonowania obrotu oraz obsługiwanych protokołów komunikacyjnych. Potwierdzeniem zgodności z obowiązującymi wymogami jest zaś homologacja kasy fiskalnej, czyli decyzja wydawana przez Główny Urząd Miar.

Polska Bezgotówkowa to program wsparcia dla przedsiębiorców, który został uruchomiony na początku stycznia 2018 roku. Na samym początku głównym założeniem tej inicjatywy było promowanie terminali płatniczych wśród polskich podatników - polegające w szczególności na refundacji kosztów wdrożenia i stosowania takich urządzeń. Jednak obecnie również innego typu rozwiązania technologiczne są objęte dofinansowaniem. Co konkretnie zapewnia wspomniana refundacja i kto może z niej skorzystać?

Urządzenia samoobsługowe cieszą się coraz większą popularnością wśród przedsiębiorców prowadzących różnego typu działalności handlowe. Takie rozwiązania zapewniają bowiem przyspieszenie obsługi klientów oraz odciążenie pracowników w godzinach największego ruchu, co z kolei przekłada się na wyższe zyski i zadowolenie obydwu stron transakcji. Warto jednak pamiętać, że współcześnie w placówce można wdrożyć technologie sprzedaży o zróżnicowanej funkcjonalności. W rezultacie, wśród oferowanych rozwiązań dostępne są m.in. kasy i kioski samoobsługowe.

iPOS to od wielu lat jeden z najlepiej rozpoznawalnych, polskich producentów technologii sprzedaży. Oferta tego dostawcy wyróżnia się zaś tym, że przedsiębiorca, który się na nią zdecyduje, zyskuje dodatkowo dostęp do wszechstronnej platformy internetowej iPOS Web. Co konkretnie zapewnia wspomniane rozwiązanie informatyczne i w jaki sposób można je dostosować do potrzeb firmy?

Baza towarowa jest jednym z najważniejszych zagadnień w kontekście współczesnych urządzeń fiskalnych. A wynika to nie tylko z tego, że liczbę pozycji PLU, obsługiwanych przez daną technologię sprzedaży, należy dostosować do wielkości oferowanego asortymentu. Istotny jest również fakt, że, w zależności od rodzaju wybranego urządzenia fiskalnego, mamy do czynienia z różnymi sposobami programowania bazy towarowej.

Użytkownicy kas fiskalnych Novitus mogą liczyć na wiele udogodnień przy codziennym prowadzeniu sprzedaży. Co ważne, w przypadku wybranych modeli tej marki, m.in. urządzeń z serii One oraz Next, dotyczy to nie tylko wysokich parametrów technicznych czy zaawansowanej funkcjonalności. Użytkownicy wspomnianych kas zyskują również dostęp do aplikacji chmurowej NoviCloud, czyli rozbudowanego narzędzia informatycznego, które można dodatkowo dostosować do potrzeb firmy.

Korzystanie z kasy rejestrującej obliguje podatnika m.in. do starannego przechowywania kopii wystawianych paragonów. Urządzenia fiskalne, które są stosowane przez przedsiębiorców, zapewniają jednak różne sposoby archiwizowania takiej dokumentacji. O jakich obowiązkach trzeba wtedy pamiętać?

Wraz z zakupem kasy fiskalnej podatnik zawsze otrzymuje m.in. książkę serwisową. Jest ona swego rodzaju paszportem danego urządzenia rejestrującego, w którym zapisywane są wszystkie zdarzenia towarzyszące jego używaniu, np. wykonane przeglądy techniczne.

Rezerwowa kasa fiskalna to urządzenie rejestrujące, z którego można skorzystać w sytuacji, gdy model stosowany na co dzień nie pozwala na zgodne z przepisami prowadzenie ewidencji, np. w wyniku usterki technicznej. Kiedy warto zdecydować się na zainstalowanie dodatkowej technologii sprzedaży w firmie?

Zakup kasy fiskalnej zawsze oznacza dodatkowy wydatek dla działalności gospodarczej. Warto jednak pamiętać o tym, że w określonych przypadkach przedsiębiorca może skorzystać z ulgi za instalację takiej technologii sprzedaży - wynoszącej maksymalnie 700 zł. Ponadto, istnieją też inne sposoby na obniżenie wydatku na kasę fiskalną, w tym opcja zaliczenia zakupu urządzenia do kosztów uzyskania przychodu.

Jednym z obowiązków podatnika, powstałym z tytułu posiadania i użytkowania kasy fiskalnej, jest konieczność dokonywania przeglądów technicznych. Co ważne, wspomniana czynność może zostać przeprowadzona wyłącznie przez uprawniony do tego serwis. To jednak podatnik ponosi pełną odpowiedzialność za to, czy jego urządzenie fiskalne przeszło obowiązkowy przegląd techniczny we właściwym terminie.

Podatnicy, którzy rejestrują obrót i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu kasy fiskalnej, są zobligowani m.in. do wykonywania dwóch rodzajów raportów: dobowego oraz miesięcznego. Jednak w zależności od rodzaju stosowanego urządzenia, takie zestawienia będą miały inną formę - papierową lub elektroniczną.

Wydawanie paragonów fiskalnych to bez wątpienia podstawowy obowiązek podatnika, który stosuje kasę rejestrującą. Jeżeli przedsiębiorca jest zobligowany do używania takiego urządzenia, musi pamiętać o tym, aby każdą sprzedaż na rzecz osoby fizycznej lub rolnika ryczałtowego poświadczać wspomnianym dokumentem. Natomiast zaniechanie tego obowiązku grozi bardzo dotkliwymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Przedsiębiorcy wykorzystują kasy fiskalne m.in. w celu rejestrowania obrotu oraz uzyskania informacji na temat kwoty podatku należnego do zapłaty. W związku z tym, jedną z kluczowych kwestii, niezbędną do pracy przy zastosowaniu takiej technologii sprzedaży, jest prawidłowe zaprogramowanie stawek VAT na urządzeniu.

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących wymaga od podatnika zapoznania wszystkich osób w firmie, które są odpowiedzialne za obsługę klientów przy użyciu urządzenia fiskalnego, z informacjami o zasadach prowadzenia ewidencji. Na czym konkretnie polega ten obowiązek?

Kasy fiskalne online to urządzenia rejestrujące sprzedaż, które muszą transmitować dane do Centralnego Repozytorium Kas (systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów). Jednym z najważniejszych obowiązków użytkownika takiej technologii jest więc zapewnienie połączenia z CRK.

Umieszczenie NIP-u nabywcy w części fiskalnej paragonu to funkcjonalność, która obecnie występuje już we wszystkich modelach kas oraz drukarek rejestrujących. Kiedy takie rozwiązanie jest przydatne dla przedsiębiorcy? I w jaki sposób nabywca towaru lub usługi może wykorzystać paragon fiskalny, który zawiera jego NIP?

Wystawianie paragonów fiskalnych to nieodłączny element prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej. I jak w każdej innej dziedzinie życia, również w tym przypadku trudno całkowicie ustrzec się błędów. Dlatego ustawodawca uwzględnił w przepisach sytuację, w której podatnik (lub pracownik firmy) wystawi paragon fiskalny z oczywistą pomyłką.

Prowadzenie sprzedaży na rzecz osób fizycznych, przy równoczesnym jej rejestrowaniu na kasie fiskalnej, może nierzadko wiązać się z koniecznością uwzględnienia zwrotu lub reklamacji towaru bądź usługi. Postępowanie w takich okolicznościach opisuje szczegółowo jedno z rozporządzeń Ministra Finansów. Czego konkretnie wymagają od przedsiębiorcy przepisy w sprawie kas rejestrujących?

E-paragon fiskalny to dokument w formie elektronicznej, który da się wystawić przy użyciu kasy online lub kasy wirtualnej (mającej postać oprogramowania). Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca może wydać taki dowód sprzedaży za zgodą nabywcy oraz w sposób z nim ustalony. Co jeszcze warto wiedzieć o realizowaniu e-paragonów fiskalnych?

Urządzenia auto id są w stanie usprawnić wiele obszarów funkcjonowania działalności gospodarczej. Dotyczy to w szczególności zarządzania obiegiem danych w przedsiębiorstwie. I co najważniejsze, we wspomnianej kategorii rozwiązań auto id znajduje się wiele różnego rodzaju urządzeń dla firm. Do wyboru są m.in. skanery kodów kreskowych, kolektory danych oraz drukarki etykiet lub kart plastikowych.

Oferowane współcześnie kasy fiskalne wyróżniają się m.in. tym, że zapewniają ustandaryzowaną komunikację z terminalami płatniczymi. Natomiast integracja obydwu urządzeń, wykonana przez technika, pozwala zautomatyzować codzienną pracę i ograniczyć tym samym liczbę pomyłek w codziennej pracy.

Waga elektroniczna to jedno z urządzeń peryferyjnych, które przedsiębiorca może wdrożyć w swojej działalności. Technologia tego typu okazuje się niezbędna w szczególności wtedy, gdy oferowany asortyment wymaga wykonywania pomiarów masy, a więc m.in. w sklepach spożywczych. Jednak nie tylko tam… Wagi elektroniczne są też wykorzystywane np. w przemyśle i logistyce, a to z kolei sprawia, że wśród dostępnych urządzeń znajdziemy obecnie różnego rodzaju rozwiązania technologiczne.

Drukarka paragonowa, bonówka, drukarka zamówień - pod takimi nazwami skrywa się urządzenie, które stanowi praktyczne uzupełnienie wielu firmowych systemów. Warto jednak pamiętać, że, podobnie jak w przypadku szeregu innych rozwiązań dla biznesu, tutaj również mamy do czynienia z różnego typu modelami. Ponadto, przy wyborze odpowiedniej drukarki paragonowej należy zwrócić uwagę na konkretne parametry i funkcje.

Oprogramowanie sprzedażowe, w połączeniu z drukarką fiskalną i komputerem POS, to jedno z najczęściej wybieranych rozwiązań systemowych. Tym bardziej, że można je z łatwością rozszerzyć o niezbędne technologie peryferyjne, np. czytnik kodów, terminal płatniczy i wagę elektroniczną. W przypadku wdrażania takiego systemu sprzedaży kluczowy jest jednak wybór odpowiedniego oprogramowania - dostosowanego do potrzeb danej firmy. Na co więc zwrócić uwagę przy podejmowaniu decyzji zakupowej?

Posiadanie szuflady kasowej nie jest koniecznością. W przypadku wielu punktów handlowych i handlowo-usługowych urządzenie tego typu okazuje się jednak niezbędne przy codziennym prowadzeniu sprzedaży. Gwarantuje ono bowiem wygodne oraz bezpieczne przechowywanie firmowej gotówki - zarówno banknotów, jak i bilonu. A to ma znaczenie nawet w czasach, w których coraz więcej konsumentów wybiera płatności bezgotówkowe.

Korzystanie z ekranów dotykowych to w dzisiejszych czasach codzienności. Tego typu wyświetlacze są bowiem obecne w wielu urządzeniach elektronicznych - także w tych, które stosuje się w różnego rodzaju działalnościach gospodarczych. A jak wybrać jedno z podstawowych rozwiązań wyposażonych w taki ekran, czyli monitor dotykowy dla firmy? Dużo zależy od tego, gdzie konkretnie urządzenie ma być wykorzystywane.

Wiele stanowisk kasowych wymaga wdrożenia rozwiązania technologicznego, które zapewni szybkie, wygodne i niezawodne obsługiwanie klientów. A w dzisiejszych czasach centralnym elementem wspomnianego systemu często okazuje się komputer POS (Point of Sale) z zainstalowanym programem sprzedażowym. Jednak nie tylko takie urządzenie można obecnie wykorzystać do „zespolenia” poszczególnych ogniw całego rozwiązania firmowego. Ciekawą propozycją dla wielu biznesów jest również tzw. tablet kasjerski.

Współcześnie przedsiębiorca może zdecydować się na wdrożenie różnego typu technologii, które usprawnią funkcjonowanie jego firmy. Przykładowo: kasy i drukarki fiskalne przyspieszają prowadzenie sprzedaży, kolektory danych i skanery kodów automatyzują obieg informacji, a terminale płatnicze zapewniają wygodne i bezpieczne finalizowanie transakcji bezgotówkowych. A jakie zastosowanie ma elektroniczny podpis kwalifikowany i o czym warto pamiętać przy wyborze odpowiedniego rozwiązania?

Przepisy fiskalne jasno określają, że podatnik korzystający z kasy rejestrującej jest zobligowany do korzystania wyłącznie „z usług podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis”. Dotyczy to zarówno wykonywania obowiązkowych przeglądów technicznych, jak i innego typu interwencji technicznych. Przepisy dopuszczają jednak sytuację, w której przedsiębiorca może zmienić serwis swojej kasy fiskalnej. O jakich formalnościach trzeba wtedy pamiętać?

KSeF to narzędzie stworzone i rozwijane przez Ministerstwo Finansów, którego głównym celem jest uszczelnienie polskiego systemu podatkowego. Po wprowadzeniu tego rozwiązania przedsiębiorcy będą musieli, za jego pośrednictwem, wystawiać i odbierać tzw. faktury ustrukturyzowane. Co to konkretnie oznacza dla podatników i od kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy?

Aplikacja mobilna e-Paragony i funkcjonujący w jej ramach HUB paragonowy to narzędzia od Ministerstwa Finansów, z których mogą korzystać zarówno przedsiębiorcy, jak i konsumenci. Obydwa rozwiązania mają zaś znaczenie w kontekście urządzeń fiskalnych online oraz kas wirtualnych. Pozwalają one bowiem na zgodne z przepisami przesyłanie i odbieranie paragonów elektronicznych.

Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż przy użyciu kas rejestrujących muszą pamiętać o różnych obowiązkach wynikających ze stosowania takich urządzeń. Funkcjonujące przepisy fiskalne definiują szczegółowo m.in. zagadnienia związane z numerem ewidencyjnym - a zwłaszcza to, kiedy podatnik otrzymuje wspomniany numer i co należy z nim zrobić.

Zakończenie używania kasy fiskalnej, bez względu na przyczyny wystąpienia takiej sytuacji, wymaga od podatnika dopełnienia ważnych formalności. Trzeba wtedy pamiętać m.in. o wyrejestrowaniu urządzenia z ewidencji prowadzonej przez właściwy Urząd Skarbowy. Ponadto, procedury związane z zakończeniem używania kasy fiskalnej będą się różniły w zależności od rodzaju stosowanej technologii sprzedaży.

Ustawowa ulga za zakup kasy fiskalnej wynosi do 90% wartości urządzenia, ale nie więcej niż 700 zł. Przepisy umożliwiają skorzystanie z takiej refundacji zarówno podatnikom VAT, jak i przedsiębiorcom zwolnionym z VAT oraz świadczącym wyłącznie usługi zwolnione. Warto jednak pamiętać, że te same regulacje prawne określają przypadki, w których wspomnianą ulgę należy w całości zwrócić. O jakie sytuacje konkretnie chodzi?

Zamknięcie kasy to obowiązek podatnika, który, bez względu na przyczynę, zakończył prowadzenie sprzedaży przy zastosowaniu danego urządzenia. Przepisy obligują wtedy podatnika m.in. do dopilnowania odczytu pamięci fiskalnej takiej technologii sprzedaży oraz jej wyrejestrowania z ewidencji Urzędu Skarbowego. Pytanie jednak, co przedsiębiorca powinien zrobić z zamkniętą kasą fiskalną?